چگونه اثربخشی برنامه ریزی و کنترل را در پروژه تضمین کنیم؟
چگونه اثربخشی برنامه ریزی و کنترل را در پروژه تضمین کنیم؟
این صحنه
را تصور کنید؛ در جلسه هفتگی همراه با دیگر دست اندرکاران پروژه مشغول
ارزیابی عملکرد سازمان های مختلف هستید. شما به عنوان برنامه ریز و کنترل
کننده همان برنامه، مغایرتها را به دیگران تذکر می دهید: "شما قرار بوده
این فونداسیون را دو روزه تمام کنید ولی اینک یک هفته می گذرد و همچنان
ناتمام مانده است!"
پاسخ می آید:"معلوم است که این مدت باید طول بکشد.
بچینگ به دلیل خرابی یک قطعه سه روز است که از کار افتاده و به هر دری می
زنیم نمی توانیم قطعه یدکی را پیدا کنیم. اگر می توانید در این زمینه به ما
کمک کنید."
شما در جواب ادامه می دهید:" آخر این هم شد دلیل؟ خوب تا
بچینگ راه بیفتد می رفتید از سایت همسایه مقداری بتن قرض می کردید، بعد
برمی گرداندید. آقا مثل اینکه شما این کاره نیستید! این که مشکل حساسی
نیست."
پیمانکار می گوید:"اصلاً سیمان در منطقه نایاب شده، چون
نزدیکترین کارخانه سیمان به علت تعمیرات اساسی، کوره خود را خاموش کرده و
اگر بخواهیم از جای دیگر سیمان تهیه کنیم دو برابر قیمت را باید پرداخت
کنیم. این مشکل فقط با دخالت کارفرما حل می شود."
بحث بالا می گیرد و هر
یک از طرفین به ابراز نظر ادامه می دهند. نهایتاً شما که برنامه ریز هستید
می پرسید:"بالأخره کی کار را تمام می کنید؟"
پاسخ می آید:"اگر امکانات اجازه دهد تا اول هفته آینده."
شما در پایان می گویید: "دفعه بعد نیایید و همین موضوعات را به ما تحویل دهید. آقا این پروژه را مدیریت کنید."
در
سناریوی بالا چه اتفاقی افتاد؟ کار ساخت یک فونداسیون به تعویق افتاد و
موضوعات متعدد بدون تعیین عواقب معلق ماندند. اشکال کار کجاست؟ اشکال اصلی
این کار در این است که برنامه ریز به وظایف عملیات خود آشنا نیست. برنامه
ریز برای اینکه به پیمانکار اثبات کند حداقل به اندازه وی به دانش ساخت
فونداسیون آشناست به جای اینکه دغدغه برنامه را داشته باشد به بحث راجع به
مسائل فنی می پردازد. شاید به این طریق می خواهد پیمانکار را از زدن انگ
اینکه "برنامه ریز با امور پروژه آشنا نیست" بازدارد. اما این، کار برنامه
ریز و کنترل کننده همان برنامه نیست. بسیار خوب، پس از عارضه یابی بهتر است
بگوییم که کار برنامه ریز چیست.
برنامه ریز و کنترل کننده پروژه باید کارهای زیر را انجام دهد:
برنامه ریزی پروژه
پایش پروژه به صورت دوره ای در سطوح متناظر برنامه
کنترل پروژه به صورت دوره ای در سطوح متناظر برنامه
محاسبه اثربخشی اجرای برنامه بر پروژه
تعیین عواقب اجرای کار بر برنامه
همانگونه
که مشاهده می نمایید برنامه ریز پروژه، اولین مدافع و نگاه دارنده برنامه
در پروژه محسوب می شود. برای مباحث فنی و مهندسی، ناظرین حضور دارند. اما
قبل از نتیجه گیری، یک موضوع دیگر را نیز باید به این بحث اضافه کنیم و آن،
فلسفه تسهیم ریسک برنامه است. توجه کنید که هر برنامه ای با ریسک مواجه
است. یعنی اینکه با احتمالی آنچه پیش بینی شده است، اتفاق نمی افتد. این
ماهیت برنامه است، در غیر این صورت برنامه ریزی به جای پیش بینی به پیشگویی
می پرداخت.
اما ریسک را چگونه مدیریت کنیم؟ قدم اول این است که روش
تسهیم ریسک را تعریف کنیم. مثلاً می توانیم فعالیت های مربوط به یک برنامه
را به قدری دقیق تعریف کنیم که هر فعالیت دارای یک مجری باشد. در آن صورت
توافق می کنیم که چنانچه به هر دلیل مجری نتواند فعالیت را در زمان مقرر
انجام دهد، به میزان معینی خسارت بپردازد. این مجری می تواند در بدنه
کارفرما باشد یا پیمانکار یا مشاور یا مدیریت. نحوه تسهیم ریسک برنامه در
قرارداد پروژه باید ذکر گردد تا برنامه پروژه دارای تضمین اجرایی باشد. با
توجه به این موضوع و قدم هایی که در بالا به آنها اشاره شد، سناریوی اول
این نوشتار به این صورت بازنویسی می گردد:
برنامه ریز: "قرار بوده که
امروز ساخت فونداسیون به اتمام برسد ولی هنوز تمام نشده است. این را مدارک
ما و ناظرین پروژه شهادت می دهند (قدم 1)."
پیمانکار: "درست است ولی بچینگ ما سه روز است که خراب است."
برنامه
ریز: "بسیار خوب، شما 3 روز در اجرای این فعالیت تأخیر دارید (قدم 2). این
عقب ماندگی پیشرفت پروژه را در این دوره 2/0 درصد کاهش خواهد داد (قدم 3).
این 2/0 درصد به واحد امور قراردادها عرضه خواهد شد تا در صورتحساب شما
برای این دوره منظور گردد (قدم 4). باید زمان جدید در برنامه دوره آینده
منظور شود (قدم 5)."
همانگونه که مشاهده می کنید تمامی صحبت ها در زمان
کنترل برنامه در سناریوی دوم در مورد برنامه است نه در مورد ساخت
فونداسیون، آنگونه که در سناریوی اول به آن پرداخته شده است.
مغایرت اجرا با برنامه نباید به ابزاری برای تحقیر تبدیل گردد. در عین حال برنامه ریز نباید به جای پرداختن به موضوع اصلی کارش، که همانا حراست از برنامه و پروژه است، به موضوعات فرعی (فرعی در محدوده برنامه ریزی) بپردازد و از موضوع اصلی فاصله بگیرد. با درج شیوه تسهیم ریسک برنامه، به صورت تفصیلی، در قرارداد هم زمینه تضمین اجرای برنامه فراهم خواهد شد.
